Türkiye Radyo ve Televizyon Kurumu İstanbul Müdürlüğütarafından 16.05.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “TRT İstanbul Müdürlüğü ve Koordinatörlükler Bünyesinde Çalışan Personele, Mevcut Şartnamelerde Belirtilen Esaslar Çerçevesinde İdare Yemekhanelerinde Hazırlanarak, Çok Seçenekli Öğle Yemeği Verilmesi” ihalesine ilişkin olarak Taş Kardeşler Gıda Dek. San. Tic. Ltd. Şti.nin 22.06.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.06.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince  10.07.2012 tarih ve 24504 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 10.07.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/2635 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle: ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği fiyatı açıklamasının mümkün olmadığı, anılan istekli tarafından işin yerine getirilebilmesi için piyasa koşullarına göre teknik şartnamede belirtilen ve ayrıca teklifte önemli olduğu tespit edilen gider kalemlerinin dikkate alınıp alınmadığının tespit edilmesi gerektiği, aşırı düşük teklif açıklamasında önemli bileşenlerin bedeli ile toplam ihale bedeli arasında fark kalmadığı, personele asgari ücret üzerinden ücret ödenebileceğine dair idare kararının gerçekle bağdaşmadığı, altı ayda bir maaşa ilave edilecek olan asgari ücret farkının da maliyete eklenmediği, idarece ihale üzerinde bırakılan isteklinin dokümanda yer alan tüm hususları kabul etmiş sayılacağı gerekçesiyle inceleme yapmaya gerek duymadığı, yemek alımı ihalesinde bir öğün yemeğin maliyeti hesaplanırken salt yemek yapımına ilişkin maliyetlerin değil, bunların dışında yapılması gereken harcamaların da dikkate alınması gerektiği, anılan isteklinin açıklamasının bu gider kalemlerini kapsayıp kapsamadığının incelenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kanun’un 65 inci maddesinde idareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere yapılacak bildirimlerin imza karşılığı elden, iadeli taahhütlü mektupla, elektronik ortamda veya faks ile yapılabileceği düzenlenmiş, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6 ncı maddesinde “Bildirim ve tebligat, iadeli taahhütlü posta yoluyla veya imza karşılığı elden yapılır. Ancak, dokümanın satın alındığına veya EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirildiğine ilişkin formda ya da başvuru veya teklif mektubunda elektronik posta adresinin ve/veya faks numarasının belirtilmesi ve bu adrese veya faks numarasına yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi kaydıyla, idare tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim de yapılabilir.

…

Elektronik posta yoluyla veya faksla yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün idare tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Elektronik posta yoluyla veya faksla yapılan bildirimler, bildirim tarihi ve içeriğini de kapsayacak şekilde ayrıca belgelenir…”hükmüne yer verilmiştir.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Bildirim ve Tebligat Esasları” başlıklı 24 üncü maddesinde“…Başvuru sahibi tarafından ön yeterlik veya ihale dokümanının satın alındığına ilişkin formda veya başvuru dilekçesinde elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi halinde, elektronik posta adresinin veya faks numarasının başvuru dilekçesinde belirtilmesi kaydıyla, başvuru sahibine elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim yapılabilir.

Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün idare veya Kurum tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimler, bildirim tarihi ve içeriğini de kapsayacak şekilde ayrıca belgelenir…”hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin “Şikayetin sonuçlandırılması” başlıklı 7 nci maddesinde“…Yapılan bildirimlere ilişkin tebellüğ belgeleri ile elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimlerde, elektronik posta veya faksın gönderildiği tarih ile gönderilen yazı içeriğini de gösteren belgelerin ihale işlem dosyası içerisinde muhafaza edilmesi ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde bu belgelerin ihale işlem dosyası kapsamında Kuruma gönderilmesi gerekmektedir.

Bu çerçevede, elektronik posta yoluyla yapılan bildirimlerde elektronik postanın bilgisayar çıktısı, faks ile yapılan bildirimlerde iletim raporu ile birlikte gönderilmiş olan metnin faks makinesinin hafızasından çıkarılması ve idare yetkilisi tarafından imzalanması, usulüne uygun bildirim yapıldığının ispatı açısından idareler için önem arz etmektedir…”hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvurusu 10.07.2012 tarihinde Kurum kayıtlarına alınmış olup, idarece şikayet başvurusuna verilen 29.06.2012 tarihli ve 8505 sayılı cevabi yazıda, söz konusu yazının 29.06.2012 tarihinde faksla gönderildiğinin belirtildiği görülmüştür. Başvuru sahibinin ihale dokümanı satın aldığına dair formda “İhale ve şikayet sürecinde idare tarafından yukarıda belirtilen elektronik posta adresine/faks numarasına bildirim yapılmasını kabul ediyorum” ibaresinin yer aldığı seçeneğin işaretlendiği ve faks numarasının 2125504808 olarak belirtildiği, teklif mektubuna bakıldığında ise elektronik posta veya faks ile tebligat yapılmasının kabul edilmediğinin belirtildiği ve farklı bir faks numarasına yer verildiği anlaşılmıştır.

            İdare tarafından faks veya elektronik posta ile bildirim yapılmasının aday, istekli ve istekli olabileceklerin kabulü halinde söz konusu olabileceği, başvuru sahibi tarafından doküman satın alındığına dair belgede faks ile yapılacak bildirimleri kabul etmesine karşın, teklif mektubunda faks ile yapılacak bildirimleri kabul etmeyeceğinin belirtildiği, bu durumda doküman satın alınma tarihinden teklif verme tarihine kadar olan süreç içerisinde idare tarafından başvuru sahibine faks yoluyla tebligat yapılabileceği, teklifin verilmesi tarihinden itibaren ise idare tarafından başvuru sahibine yapılacak tebligatların ancak iadeli taahütlü posta yoluyla yapılabileceği sonucuna varılmaktadır.

Ayrıca idareden faksla gönderilmiş olan metnin faks makinesinin hafızasından çıkarılan ve idare yetkilisi tarafından imzalanan örneğinin gönderilmesi istenmiş olup, idarenin 02.08.2012 tarihli ve 10014 sayılı cevabi yazısı ve eklerine göre, 29.06.2012 tarihinde başvuru sahibinin teklif mektubunda yer alan faks numarasına bir faks gönderildiği ve cevabın aynı gün tebligata çıkarıldığı, ancak iletim raporunun yanında gönderilmiş olan metnin faks makinesinin hafızasından çıkarılmış halini gösteren belgenin bulunmadığı anlaşılmıştır.

Dolayısıyla, başvuru sahibi tarafından teklif mektubunda faks ile yapılacak bildirimlerin kabul edilmeyeceğinin belirtildiği ve faksın bildirim içeriğini kapsayacak şekilde idarece belgelendirilmediği, ayrıca faksın doküman satış formunda yer alan ve faks ile bildirimlerin kabul edileceğinin belirtildiği faks numarasına değil, teklif mektubunda yer alan numaraya gönderildiği dikkate alındığında, faks yoluyla bildirimin idare tarafından usulüne uygun olarak yapılmadığı sonucuna ulaşıldığından, şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusu sürecindeki sürelerin hesabında posta yoluyla yapılan tebligat dikkate alınmış ve Kuruma yapılan başvurunun süresinde olduğunun kabulü ile, aşağıda başvurunun esasına ilişkin inceleme ve değerlendirmeye yer verilmiştir.

            Türkiye Radyo ve Televizyon Kurumu İstanbul Müdürlüğü tarafından 16.05.2012 tarihinde gerçekleştirilen yemek hizmeti alımı ihalesine sekiz isteklinin katıldığı, idarece tekliflerin tamamının geçerli kabul edildiği ve iki istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, bu isteklilerden açıklama sunmayan Günay Yem. Hiz. Gıda Tem. İnş. Hay. Kes. San. Dış Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, 01.06.2012 tarihli ihale komisyonu kararı ile açıklamaları geçerli kabul edilen Kölemenoğlu Gıda Mad. San. İnş. Taah. Tur. Nak. Tem. Ser. Hiz. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

            İncelenen ihaleye ait İdari Şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinde işin adı “TRT İstanbul Müdürlüğü ve Koordinatörlükler bünyesinde çalışan personele, mevcut şartnamelerde belirtilen esaslar çerçevesinde İdare yemekhanelerinde hazırlanarak, çok seçenekli öğle yemeği verilmesi” olarak tanımlanmış, işin miktarı ve türü; “1 yıl (365 takvim günü) içerisinde (hafta sonu ve resmi tatiller ile yetkili makamların tatil kararlarının uygulandığı günler haricinde) 250 işgünü üzerinden yaklaşık 125.000 adet çok seçenekli öğle yemeği.” olarak belirlenmiştir. Sözleşme tasarısının “İşin süresi” başlıklı 9 uncu maddesinde işe başlama tarihi 01.07.2012, işi bitirme tarihi 30.06.2012 olarak düzenlenmiştir.

            İdari Şartnamenin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25 inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince yapılacak; ulaşım, yemek, giyecek, sigorta, her türlü vergi, resim, harç giderleri ile birlikte Teknik Şartnamede belirtilen 2 yüklenici yetkilisi, 2 aşçı, 4 aşçı yardımcısı, 4 bulaşıkçı ve 4 servis elemanının işçilik giderleri (ücret, iş kıyafetleri v.b.) isteklilerce teklif edilecek fiyata dahil olup, Yükleniciye ait olacaktır.

            25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

            25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

            25.3.1. Bu madde boş bırakılmıştır.

            25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

            25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranları belirtilecektir.

            13/02/2012 tarih ve 2.827.074 sayı ile Beşiktaş Sosyal Güvenlik Merkezinden alınan yazı ile tespit edilen iş kazaları ile meslek hastalıkları sigortası prim oranı % 1 olarak uygulanacaktır.”düzenlemesi yapılmış, “Fiyat farkı” başlıklı 46 ncı maddesinde sözleşmenin uygulanması sırasında fiyat farkı ödenmeyeceği belirtilmiştir.

            Teknik Şartnamenin “İşyerlerinin Yükleniciye Teslimi” başlıklı 3 üncü maddesinde “3.1. Yüklenici, Madde 11’de belirtilen iş yerlerini görecek olup, bu yerlerin mevcut demirbaşlar ile, su, enerji ve binadaki hizmetle ilgili tüm çevre faktörlerini inceleyecek ve işi tüm ayrıntıları ile bilerek teklif vermeyi kabul edecektir. Yüklenici sözleşmenin yürürlüğe girdiği tarih itibariyle Madde 11‘de belirtilen işyerlerini teslim alarak işe başlamış olacaktır. TRT İstanbul Müdürlüğü, Yükleniciye işe başlarken hizmetleri yürütmekte yardımcı olacak depo, bulaşıkhane, yemekhane ile hizmetin ikmalinde ve sunulmasında kullanılan demirbaş malzemelerden (masa, sandalye, buzdolabı, bulaşık makinesi, fırın, su sebili, salatbar v.b.) elinde olanları işin sonunda çalışır teslim edilmek üzere tutanakla teslim edecektir.

            Mevcut demirbaşların ihtiyaca cevap vermemesi halinde diğer müştemilat yüklenici tarafından karşılanır. Yüklenicinin karşılayacağı müştemilatın her türlü sorumluluğu yine yükleniciye aittir. Ayrıca Ortaköy hizmet binası için yemek dağıtım üniteleri ve benmari ile yemekhanedeki masa ve sandalye de Yüklenici tarafından temin edilecektir. İdare bu konuda yükümlülük kabul etmez.

            İdare tarafından tutanakla teslim edilen sarf malzemelerinin dışında yemek servisi için yeteri kadar servis tepsileri, tabak, kâse, çatal, kaşık, bıçak, su bardağı ve diğer malzemeler mevcut malzemelere uygun olarak yüklenici tarafından temin edilecektir.

            3.2. Yemekhane ve mutfaklarda kullanılan elektrik, su ve ısınma ücretleri İdareye aittir. Ancak yemeğin pişirilmesinde, ısıtılmasında elektrik kullanıldığında bedeli Yükleniciye ait olup konulan süzme saat ile hesaplanıp tahsil edilecektir. Doğalgaz ücreti yüklenici tarafından ödenecek olup, doğalgaz sisteminde oluşabilecek arıza yüklenici tarafından tamir ettirilecektir.

            … 3.5. Yüklenici mesleki açıdan tecrübeli ve nitelikli personelle (Madde 11’de sayı ve nitelikleri belirtilmiştir.) fiilen işe başlayacaktır. İş kanunu gereği personele verilecek izinlerde veya rapor hallerinde hizmetin aksamaması için yüklenici, ilgili personelin yerine aynı vasıfta eleman tahsis edecektir. TRT İstanbul ve Ortaköy hizmet binasında kadro karşılığı çalışarak bilfiil yemek yiyen personelin tespiti için bir eleman görevlendirilecektir.

            … 3.9. Özel Günler: Dini, milli bayramlar, resmi tatil günleri ve TRT İstanbul Müdürlüğü tarafından özel olarak kabul edilen günlerde, kokteyl, toplantı v.b. amaçla İdare tarafından talep edilecek yemek ve kumanyalar, madde 4.2. kapsamında, Madde 12-13’de yazılı sınırlar ölçüsünde sözleşmede yazılı günlük mönü bedeli esas alınacaktır…”düzenlemesine,

            Aynı Şartnamenin “İşin Yürütülmesi” başlıklı 4 üncü maddesinde “…4.1.1. Yemekler, İdare gerek gördüğü takdirde Yüklenicinin görevlendireceği en az bir diyetisyen veya gıda mühendisinin nezaretinde, İdarenin mutfaklarında hazırlanacak ve pişirilecektir. Ayrıca İdare, gerek gördüğü hallerde yemek pişirilmesini her an denetleyecektir.

            4.1.2. Yemekler bu şartnamede gösterilen gramaj ağırlığında olacak ve yemek yapımında kullanılan malzemeler yüklenici tarafından temin edilecektir.

            4.1.3. Yemekler her gün öğün olarak pişirilecek ve kesinlikle ithal et kullanılmayacaktır

            4.1.4. Yemeğin dağıtımı, Yüklenicinin görevlendireceği elemanlar tarafından yapılır. Yüklenicinin çalıştıracağı aşçı, garson ve diğer personelin kılık kıyafetleri; temizlik ve sağlık şartlarına uygun olarak tek tip olacak, aşçıların saçları kapalı, ağız ve burunları maskeli, elleri plastik eldivenli, kıyafetleri (aşçı kepi, önlük, gömlek) beyaz renkli olacak, kalite ve modeli konusunda İdareyle mutabık kalınacaktır. Yüklenici yemekhanede çalıştıracağı tüm personeline iş ayakkabısı verecektir. Günlük ayakkabı ile yemekhanede çalışılmayacaktır. Bu malzemeler ile kirli–temiz galoş kaplarının temini yükleniciye aittir.

            … 4.2.2. Yüklenicinin ürettiği bir kişilik günlük yemek öğününde;

1 ) Çorba çeşitleri (2 çeşit),

2 ) Ana yemek olarak et yemeği veya etli sebze-bakliyat yemeği çeşitleri (2 çeşit),

3 ) Pilav, makarna, börek vb. çeşitleri (2 çeşit),

4 ) Tatlı, meyve veya içecek çeşitlerinden birisi,

5 ) Salata (mevsim ve o günkü mönüye uygun nitelikte hazırlanmış asgari dört çeşit),

            6) Yeterince ekmek (kişi başı 100 gr. pişmiş olacak şekilde) bulunacaktır.

            4.2.3.   Yemekler taze, kaliteli ve sıhhi olacaktır. Ana yemek olarak haftada 3 gün et yemeği, 2 gün etli sebze ya da bakliyat yemeği verilecektir. Günlük verilen çorba, ana yemek ve yardımcı yemek seçmeli iki çeşit hazırlanacak olup, yemeklerin isimleri Madde 13’ de yazılıdır. Sebze yemeklerinde mevsimine uygun sebzeler kullanılacaktır.

            4.3. Masa Örtüleri: Yüklenici sözleşmenin imzalanmasını müteakip 15 gün içinde tüm TRT İstanbul Müdürlüğü yemekhanelerine masa örtüsü temin edecek ve bu masa örtüleri TRT İstanbul Müdürlüğü’nün istediği renk ve tipte olacaktır. Bu masa örtülerinden her yemekhane için asgari iki takım yaptırılacak olup, normalde haftada en az iki kere değiştirilecek ve yıkanıp ütülenecektir. Kirlenen/lekelenen örtü temizi ile hemen değiştirilecektir. Masa örtülerinin temizlenmesinden yüklenici sorumlu olup, bunun için TRT İstanbul Müdürlüğü Yükleniciye ek bir ödeme yapmayacaktır.

            4.4. Masa Üstü Servis Malzemeleri: Servis başlamadan önce yemek masalarında masa örtüsü, kâğıt peçete, tuz, karabiber, pul biber ve ambalajlı kürdan devamlı, verilen yemeğin cinsine göre de servis sırasında limon, limon suyu, sirke, zeytinyağı, ketçap ve hardal gibi lezzet verici malzemeler bulunduracaktır...

            4.5. Temizlik: Yüklenici yemekhanelerin gerek yemek öncesi gerekse yemek sonrası temizlik ve düzenleme işlerini de yapacaktır. Yemekhanelerin ve yemekhanelerde kullanılan malzemenin yıkanması, temizliği ve temizlikte kullanılan her türlü temizlik malzemesinin temini Yükleniciye aittir…

            …4.7. İlaçlama: Mutfak, yemekhane ve soğuk hava deposunun ayda bir dezenfekte edilerek haşerelerden korunması, servis bölümlerinin temizliği ve sağlık şartlarına uygun olarak muhafazası Yükleniciye ait olacaktır. Bu hizmetler için kullanılacak olan temizlik ve dezenfekte malzemeleri Yüklenici tarafından karşılanacak olup Dünya Sağlık Örgütü (WHO) onaylı haşere ilacı kullanılacaktır. Bu hizmetlerin yerine getirilip getirilmediğini İdare gerekli gördüğü zamanlarda denetleyecektir.”düzenlemesine,

            “Servis Kuralları” başlıklı 8 inci maddesinde; “…8.5. İçme suyu yemek saatlerinde sürahi ile masalara yeteri kadar devamlı servis yapılacak, yüksek randımanlı undan yapılmış pişkin ve taze normal ekmekler, kepekli ekmekler ambalajlı olarak sunulacaktır.

            8.6. Masa ve sandalyeler ile yemekhane zemini her servisten sonra sıcak deterjanlı suyla temizlik ve sağlık kurallarına uygun bir şekilde yıkanıp temizlenecektir. Kullanılan deterjanlar sağlık bakanlığından üretim ya da ithalat izinli, TSE ve ISO belgeli, hijyenik ve dezenfektan özellikte olacaktır.

            8.7. Yemek bulaşıkları sağlık kurallarına uygun ve hijyenik şartlarda yıkanacaktır.”düzenlemesine,

             “İşin Yürütülmesi İçin Gerekli Personel ve Evrakları” başlıklı 10 uncu maddesinde “…10.3 İŞÇİ SAĞLIĞI: TRT İstanbul Müdürlüğü yemekhanelerinde çalışan personelin 3 (üç) ayda bir sağlık/portör muayeneleri ücretleri Yüklenici firma tarafından karşılanmak üzere, Devlet hastaneleri, Kızılay veya Hıfzıssıhha Enstitüsü’ne ya da Kontrol Teşkilatı tarafından uygun görülen başka bir resmi kuruluşa yaptırılır…

            Yüklenici personeli, TRT İstanbul Müdürlüğü tarafından kendi personeline yaptırdığı sağlık taramaları ve koruyucu hekimlik uygulamalarına (akciğer filmi taraması, hepatit B, tetanos, grip aşısı v.b) dahil edilir. Bu hizmet bedelinin Yüklenici personeli ile ilgili kısmı Yüklenicinin hakedişinden kesilir…”düzenlemesine yer verilmiş, anılan Şartnamenin 12 nci maddesinde yemeklerin gramajları ve özellikleri düzenlenmiş, 13 üncü maddesinde ise yemek çeşitleri belirtilmiştir.

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde“İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a)İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c)Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

            Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde “...79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

            ...79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

            79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

            a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

            b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

            altında olamaz.

            Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

            Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

            Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

            79.4.2.5. İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belirtilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;

            a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan  toplam birim maliyet tutarının,

            b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan  ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

            altında olamaz.

            Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

            Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

            Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

            …

            79.4.2.10. İstekli tarafından ticaret borsalarında oluşan fiyatların kullanılması halinde, 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son işlem tarihinde gerçekleşen asgari fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılması yeterlidir.

            79.4.2.11. İstekli tarafından yaş sebze ve meyve için, toptancı halinde oluşan fiyatların kullanılması halinde, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın, ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait asgari fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılması yeterlidir.

            …

            79.4.2.24. Yemek hizmet alımı ihalelerinde, çalıştırılacak personelin giyim gideri ile su, tuz, baharat, peçete ve masa örtüsü giderleri için yapılacak açıklamalara ilişkin olarak isteklilerden belge sunmaları istenmeyecektir. İhale komisyonu ayrıca, bu girdiler dışındaki girdilerden de belgelendirilmesine gerek bulunmayanları tespit edebilecektir.

            …

            79.5. Aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda; (79.4.2.) maddesine uygun açıklamada bulunmayan, açıklamaları teknik şartnameye aykırı hususlar içeren veya teklif tutarı, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti ve % 3 oranındaki sözleşme giderleri ile genel giderleri, personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde ise asgari işçilik maliyeti ve ilgili mevzuatı uyarınca hesaplanacak sözleşme giderlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri gerekçeleri belirtilmek suretiyle reddedilecektir…”açıklamasına yer verilmiştir.

            İhale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen 18.05.2012 tarihli aşırı düşük teklif sorgulama yazısında“…teklifinizle ilgili, ihale dokümanı kapsamındaki tüm giderler göz önüne alınarak teknik şartnamenin 12. Maddesinde porsiyon gramaj miktarları yazılı yemeklerin (haşlama ve kebaplar, sebze yemekleri, makarna, pilav, börek ve tatlılar) birim maliyet bedelinin Kamu İhale Genel Tebliğinde belirtilen şekilde belgelendirilmek suretiyle detaylı olarak açıklanması gerekmektedir…” hususlarına yer verilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklif bedelinin 583.750,00 TL olduğu, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan icmal tablosunda yemek maliyetinin 329.737,50 TL, personel giderlerinin 215.479,68 TL, elektrik, su ve doğalgaz giderinin 8.423,88 TL, sözleşme giderlerinin 7.9978,38 TL, demirbaş malzeme giderinin 2.730,60 TL, damacana su giderinin 2.250,00 TL, protör muayene giderinin 344,00 TL, temizlik giderinin 6.020,21 TL, ilaçlama giderinin 600,00 TL, kâr payının ise 10.166,76 TL olarak belirtildiği, bu itibarla anılan istekli tarafından önemli maliyet bileşenleri için bedel öngörüldüğü görülmüştür.

            İdarece gönderilen bilgi ve belgeler çerçevesinde ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde: anılan istekli tarafından maliyet icmal tablosu, yemek maliyeti için beş günlük örnek menü ve menüde yer alan yemeklere ilişkin malzeme miktarı ve tutarını içeren liste, sebze ve meyve fiyatlarına ilişkin Trabzon Hal Müdürlüğü tarafından onaylanmış fiyat listesi, Türkiye İstatistik Kurumu Trabzon Bölge Müdürlüğü tarafından düzenlenmiş bazı ürünlere ilişkin TÜFE ve ÜFE endekslerinin madde sepetindeki Nisan 2012 ortalama fiyatlarını gösteren tablo, muhtelif gıda maddelerine ilişkin meslek mensubu onaylı proforma faturalar, demirbaş listesi, demirbaş defterinin bazı sayfalarının onaylı örnekleri, demirbaş niteliğindeki bazı ürünlere ilişkin alış faturası ve serbest muhasebeci mali müşavir onaylı fiyat listesi, portör muayenesi giderine ilişkin meslek mensubu onaylı proforma fatura, personel giderine ilişkin işçilik hesaplama modülü çıktısı, elektrik, su ve doğalgaz giderine ilişkin maliyet hesabı ve bir adet fatura, temizlik malzemelerine ilişkin maliyet hesabı ve meslek mensubu onaylı proforma fatura, ilaçlama giderine ilişkin maliyet hesabı ve meslek mensubu onaylı proforma fatura, su giderine ilişkin maliyet hesabı ve meslek mensubu onaylı proforma fatura sunulduğu anlaşılmıştır.

            Sunulan açıklamalar incelendiğinde: bazı yemeklerde Teknik Şartnamede öngörülen gramajların düşürüldüğü, örneğin Teknik Şartnamenin 12 nci maddesinde sebze yemekleri altında patlıcan miktarı 250 gr olarak belirlenmesine karşın, beşinci gün menüsünde yer alan imam bayıldı yemeğinde patlıcan miktarının 200 gr olarak belirtildiği, Teknik Şartnamenin 12 nci maddesinde makarnaların porsiyonu 110 gr olarak belirlenmesine karşın, üçüncü gün menüsünde yer alan makarnada toplam 89 gr, dördüncü gün menüsünde yer alan makarnada toplam 82 gr malzeme öngörüldüğü, Teknik Şartnamenin 12 nci maddesinde tavuk yemeklerinde porsiyondaki kemiksiz tavuk eti miktarı 140 gr olarak belirlenmesine karşın, dördüncü gün menüsünde tavuk eti miktarının 100 gr olarak belirtildiği anlaşılmıştır. Bunun yanında Teknik Şartnamenin 7.5.8 inci maddesinde margarinin sadece tatlı çeşitlerinin yapımında kullanılacağının belirtilmesine karşın, beşinci gün menüsünde yer alan peynirli tepsi böreğinde yağ olarak margarin kullanılacağının belirtildiği ve açıklamanın bu yönüyle de Teknik Şartnameye uygun olmadığı anlaşılmıştır.

             Bazı yemek malzemelerinin fiyatlarının mevzuata uygun olarak belgelendirilmediği, örneğin makarna için 1,16 TL/kg fiyat öngörüldüğü, ancak SMA Metrostar İth. İhr. İht. Gıda Mad. Paz. San. Tic. A.Ş.den alınan proforma faturada makarnanın fiyatının 5,80 TL/kg olarak belirtildiği,  kemiksiz dana etinin fiyatının 14,40 TL/kg olarak belirtildiği, Göktaşlar Et Et Ürün. Yan. San. Tic. Ltd. Şti.den alınan kemikli dana etinin birim fiyatının 12,00 TL olduğuna dair proforma fatura sunulmasına karşın kemiksiz etin fiyatına dair belgeye dayalı açıklama yapılmadığı, bu fiyata %20 oranında kemik firesi eklenerek kemiksiz etin fiyatının hesaplandığının belirtilmekle yetinildiği, un için 1,91 TL/kg, margarin için 6,19 TL, alabalık için 4,47 TL, mantar için 5,88 TL fiyat öngörüldüğü ve buna ilişkin Türkiye İstatistik Kurumu Trabzon Bölge Müdürlüğü tarafından düzenlenmiş TÜFE ve ÜFE endekslerinin madde sepetindeki Nisan 2012 ortalama fiyatlarını gösteren tablonun sunulduğu ancak söz konusu belgenin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.3 üncü maddesinde sayılan belgelendirme yöntemleri arasında yer almadığı, sıvı yağ için 3,75 TL/kg fiyat öngörüldüğü ve SMA Metrostar İth. İhr. İht. Gıda Mad. Paz. San. Tic. A.Ş.den ayçiçek yağının tenekesinin 67,50 TL olduğuna ilişkin proforma fatura sunulduğu ancak bir tenekenin kaç litre içerdiğine dair bir bilgi sunulmadığı anlaşılmıştır. Ayrıca doğalgaz giderinin tevsiki için TRT Genel Müdürlüğü tarafından anılan istekliye düzenlenen fatura örneğinin sunulduğu ve bu fiyat esas alınarak doğalgaz giderinin açıklandığı, ancak faturanın Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.3 üncü maddesinde sayılan belgelendirme yöntemleri arasında yer almadığı anlaşılmıştır.

            Personel gideri için sunulan açıklamalara bakıldığında, ihale konusu işte çalışacak 16 personel için sunulan işçilik hesaplama modülünde brüt asgari ücretin 886,50 TL olarak gösterildiği, ancak Sözleşme Tasarısının 9 uncu maddesinde ihale konusu işin 01.07.2012 tarihinde başlayacağının belirtildiği dikkate alındığında, ikinci altı aylık dönemde geçerli olan brüt asgari ücret olan 940,50 TL’nin esas alınması gerektiği, asgari ücretin altında işçi çalıştırılamayacağından yapılan açıklamanın mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.

            Bunun yanında, idarece proforma faturaları düzenleyen meslek mensuplarından maliyet/satış tutarı tespit tutanakları istenilmiş olup, söz konusu tutanaklar incelendiğinde; Gıdapark Gıda San. Tic. Ltd. Şti., SMA Metrostar İth. İhr. İht. Gıda Mad. Paz. San. Tic. A.Ş. ve Çetiner Kim. Gıda Ür. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından düzenlenen proforma faturalara “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresi yazılarak satışlar üzerinden açıklama yapılmasına karşın maliyet/satış tutarı tespit tutanağında ağırlıklı ortalama birim satış tutarına ilişkin bölümün doldurulmadığı, bunun yerine maliyete dayalı açıklama yapılan bölümün doldurulduğu ve bu itibarla söz konusu tutanaklar ile proforma faturaların uyumsuzluk arz ettiği anlaşılmıştır. Manoğlu Yufka / Adem Manoğlu ve DMT Çev. Sağ. Ltd. Şti. tarafından düzenlenen proforma faturalarda ise tam tersine maliyet üzerinden açıklama yapılması durumunda kullanılacak ibareye yer verilmesine karşın maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarında ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarına ilişkin bölümün doldurulmadığı, bunun yerine ağırlıklı ortalama birim satış tutarına ilişkin bölümün doldurulduğu anlaşılmıştır.

            Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.5 inci maddesinde “Aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda; (79.4.2.) maddesine uygun açıklamada bulunmayan, açıklamaları teknik şartnameye aykırı hususlar içeren veya teklif tutarı, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti ve % 3 oranındaki sözleşme giderleri ile genel giderleri, personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde ise asgari işçilik maliyeti ve ilgili mevzuatı uyarınca hesaplanacak sözleşme giderlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri gerekçeleri belirtilmek suretiyle reddedilecektir.” açıklamasına yer verilmiş olup, anılan düzenleme uyarınca ve yukarıda yapılan açıklamalar çerçevesinde, idarece ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının geçerli kabul edilmesinde mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Kölemenoğlu Gıda Mad. San. İnş. Taah. Tur. Nak. Tem. Ser. Hiz. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere:

Anılan Kanun’un 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

KARŞI OY

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “teklif fiyata dahil masraflar” ve “aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir.  Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılması yönünde idarece gerçekleştirilen işlemlerin mevzuata uygun olmadığı düşünülmektedir.