Kamu İhale Kurumu Kararları – Karar No : 2010/UH.I-370
Çankırı Devlet Hastanesi tarafından 27.10.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “74 Kişi İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgisayar Yazılım San. Tic. Ltd. Şti.’nin 17.12.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 25.12.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 06.01.2010 tarih ve 310 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.01.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda
bulunduğu, İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.| Toplantı No | : | 2010/009 |
| Gündem No | : | 22 |
| Karar Tarihi | : | 28.01.2010 |
| Karar No | : | 2010/UH.I-370 |
| Şikayetçi: | ||
| Fonet Bilgisayar Yazılım San. Tic. Ltd. Şti., -||ipekyol Caddesi|şebnem Apt.|12/1|||merkez|şanlıurfa | ||
| İhaleyi yapan idare: | ||
| Çankırı Devlet Hastanesi, Aksu Mahallesi Öğretmenler Sokak No : 11 ÇANKIRI | ||
| Başvuru tarih ve sayısı: | ||
| 06.01.2010 / 310 | ||
| Başvuruya konu ihale: | ||
| 2009/127322 İhale Kayıt Numaralı "74 Kişi ile Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti" İhalesi | ||
| Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: | ||
| 22.01.2010 tarih ve I.H.00.71.0207/2010-4E sayılı Esas İnceleme Raporunda; Çankırı Devlet Hastanesi tarafından 27.10.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “74 Kişi İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgisayar Yazılım San. Tic. Ltd. Şti.’nin 17.12.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 25.12.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 06.01.2010 tarih ve 310 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.01.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu, İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden; 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine, Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir. | ||
| Karar: | ||
| Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi: İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; 1) Alpdata firmasının teklif fiyatının aşırı düşük olduğu, demonstrasyonu yani veri aktarımını tam yapması gerektiği halde veri aktarımını tam ve sağlıklı yapamadığının tespitine rağmen değerlendirme dışı bırakılması gerekirken ihalenin Alpdata firması üzerinde bırakıldığı, teknik şartnamenin 1.10.7 maddesindeki; “Yazılımın sahibi olan firma kuruma ait verileri (Legacy), kendi kuracağı veri tabanına aktarmak mecburiyetindedir. Veri aktarımı çalışmaları yeni programın kurum hizmetlerinde kullanılmaya başlanmasından önce yaptırılacak ve aktarımın sağlıklı bir şekilde yapılabildiğine dair testler önceden tamamlanmış olacaktır. Bu şartın sağlanıp sağlanmadığının tespiti için önceki firma, yeni firma ve kurum idaresinden yeterli sayıda personelin katılımıyla bir komisyon kurulacak, kurum idaresince gerek görülmesi halinde bir başka kurumdan da bu komisyona üyeler davet edilebilecektir.” düzenlemesi gereğince ihaleyi yapan hastaneye ve Apdata firmasına dataların teslim edildiği, Veri Aktarım Komisyonu tarafından Alpdata firmasının veri aktarımının ve demonstrasyonunun yapıldığı, Veri Aktarım Komisyon Raporunda; “a) Poliklinik Modülü: Adli Rapor, SSK İş Görmezlik Forml - Form2 olmadığı görüldü. İş görmezlik verisi olmadığı görüldü. b) Eczane Modülü: Aktarılmış malzemelerdeki birimlerin mevcut verilerden farklı olduğu (pamukta kg değil adet geçtiği), stok fazlası olarak diğer kurumlara çıkış yapılan malzeme kayıtlarının olmadığı, kurum bilgisi bulunmadığı görüldü. c) Laboratuvar Modülü: Veri aktarımı olmadığı görüldü. Örnek üzerinden bunların bulunabildiği görüldü. d) Döner Sermaye, Fatura ve Finansman İşlemleri Modülü: Medula verisi olarak ayrıca kayıt olmadığı görüldü. e) Personel İşlemleri Modülü: Kurumda çalışmış ve çalışmakta olan doktorların geçmiş işlem puanlarının aktarımının olmadığı görüldü. Personelin yıllık izin, sevk rapor kullanım durumları ayrıntılı görülmekte, fakat hak ediş aktarmalarının olmadığı görüldü. f) Ameliyathane Modülü: Yeni firma ile önceki firmanın çalışma sistemi ve form anlayış yapıları farklı olduğundan ameliyat randevusu kayıtlarının aktarılamadığı görüldü. g) Randevu Sistemi: Bununla ilgili bilgilerin aktarılmadığı görüldü.” şeklinde tespitler yapılmasına rağmen anılan isteklinin değerlendirme dışı bırakılmadığı, Veri Aktarım Komisyonunun demo sırasında, veri aktarımında çok önemli eksikler olduğunu tespit edip tutanağa geçirdiği, aktarım eksiklikleri olduğu halde raporun sonuç kısmında uygunluk verildiği, Alpdata firmasının değerlendirme dışı bırakılması gerekirken bunun yapılmayıp ihalenin data aktarımı testinden geçememiş olan Alpdata firmasına verilmesinin şartnameye ve mevzuata uygun olmadığı, 2) İhale üzerinde kalan Alpdata firmasına ait yazılımın teknik şartnamenin 3.1 maddesi ile birlikte 8.6.18, 8.6.24, 8.6.30, 8.6.31, 8.6.38, 8.6.42, 8.8.1.9, 8.8.1.15, 8.9.1.9, 8.9.1.10, 8.9.3.5, 8.9.4.3, 8.9.4.4, 8.10.2.7, 8.10.2.10, 8.10.2.11, 8.10.2.14, 8.10.4.2, 8.10.5.(1,2,3,4), 8.10.6.3, 8.10.6.4, 8.11.1.(7,8,9,10,11), 8.12.1.9, 8.13.4.(1,2,3,4), 8.20.1, 8.20.2, 8.20.5, 8.20.7, 8.20.10, 8.20.12, 8.21.3, 8.21.11, 8.21.14, 8.21.16, 8.21.17, 8.21.18, 8.21.19, 8.23.1.(4,5,6), 8.23.7, 8.23.10, 8.23.11, 8.25.2, 8.25.3, 8.25.6, 8.25.8, 8.25.9, 8.25.11, 8.25.16, 8.25.18, 8.26.5, 8.27.2, 8.27.7, 8.27.8, 8.27.9, 8.29.1, 8.29.5, 8.29.6, 8.29.8, 8.29.10, 8.29.11, 8.29.12, 8.29.13, 8.29.14, 8.29.15, 8.29.16, 8.29.17, 8.30.1, 8.31.5, 8.31.6, 8.31.7, 8.31.8, 8.31.9, 8.31.12, 8.31.15, 8.31.17, 8.31.18, 8.31.19, 8.31.22, 8.31.23 maddelerini sağlamadığı, İddialarına yer verilmiştir. Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir: 1) Başvuru sahibinin birinci iddiasına ilişkin olarak: Teknik şartnamenin “Veri Aktarım Hizmeti” başlıklı 1.10.7 maddesinde; “Yazılımın sahibi olan firma kuruma ait verileri (Legacy), kendi kuracağı veri tabanına aktarmak mecburiyetindedir. Veri aktarımı çalışmaları yeni programın kurum hizmetlerinde kullanılmaya başlanmasından önce yaptırılacak ve aktarımın sağlıklı bir şekilde yapılabildiğine dair testler önceden tamamlanmış olacaktır. Bu şartın sağlanıp sağlanmadığının tespiti için önceki firma, yeni firma ve kurum idaresinden yeterli sayıda personelin katılımıyla bir komisyon kurulacak, kurum idaresince gerek görülmesi halinde bir başka kurumdan da bu komisyona üyeler davet edilebilecektir.” düzenlemesine yer verilmiştir. Teknik şartnamede düzenlenen şartın sağlanıp sağlanmadığının tespiti için Fonet Yazılım San. Tic. Ltd. Şti. ile Alpdata Bilgisayar Yazılım Donanım Sistemleri ve Medikal Pazarlama ve Tic. Ltd. Şti. firmaları ile idare yetkililerinin de katılımıyla gerekli materyaller ile birlikte veri aktarımı çalışmalarını yapmak üzere 17.11.2009 tarihinde Fonet Yazılım San. Tic. Ltd. Şti. tarafından hazırlanan CD Alpdata Bilgisayar Yazılım Donanım Sistemleri ve Medikal Pazarlama ve Tic. Ltd. Şti. firmasına açıklayıcı tablo yapıları ve ilişkisel tablo yapıları ile teslim edilmiş olup, veri aktarımının 24.11.2009 saat:10:00’da tamamlanarak ilgili komisyon üyelerince teknik şartnamenin ilgili maddelerine uygunluğunun denetlenmesine ve sonuca bağlanmasına karar verilmiştir. 24.11.2009 tarihinde yapılan veri aktarımı sonunda 04.12.2009 tarihinde Veri Aktarım Komisyonu; “Hastanemizin 27.10.2009 tarihinde yapılan 2009 Yılı 36 Aylık 74 Kişi Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Kullanıcı Hizmeti Alımı ve HBYS Sistemi Alımı İşi Hizmet Alımı ihalesi teknik şartnamesinin 1.10.7 Veri Aktarım Hizmeti maddesine göre; “Yüklenici firma, kurumumuzun daha önce kullanmış olduğu HBYS verilerini hastane idaresinin bilgisi dahilinde ve istediği şekilde yeni sisteme aktaracaktır. Yazılım sahibi olan firma kuruma ait verileri (Legacy), kendi kuracağı veri tabanına aktarmak mecburiyetindedir. Veri aktarımı çalışmaları yeni programın kurum hizmetlerinde kullanılmaya başlanmasından önce yaptırılacak ve aktarımın sağlıklı bir şekilde yapılabildiğine dair testler önceden tamamlanmış olacaktır” denildiğinden bu şartın sağlanıp sağlanmadığının tespiti için önceki firma (Fonet Bilgisayar Yazılım San. Tic. Ltd. Şti. adına Mehmet ASLAN), yeni firma (Alpdata Bilgisayar Donanım ve Yazılım Sistemleri adına Nurettin ALTUNBUDAK) ve 23.11.2009 tarihinde baştabiplik makamının olurları ile kurulan Data Aktarım Komisyonu Dr. Ömer Ali TUNCER (Başhekim Yrd.), Selma GÜRSÜN (Hastane Müdür Yrd.), Meryem ALATLI (Programcı), Elif KARACA (Biyolog), Hasan UYSAL (Sağlık Memuru)’ın katılımıyla oluşturulan komisyon firmaların bilgisayar ve donanım hazırlığının ardından 24.11.2009 tarihinde saat:10:00’da toplanmıştır. Komisyon üyelerinin görüşü ve değerlendirilmesi aşağıda yazılı olarak belirtilmiştir. Bu aşamadan sonra veri aktarım yapılıp yapılmadığının kontrolü için modüllerin incelenmesine geçilmiştir. 1- DANIŞMA MODÜLÜ: Bu modülde veri aktarımı görüldü. 2- HASTA KAYIT/KABUL MODÜLÜ: Bu modülde veri aktarımı görüldü. 3- POLİKLİNİK MODÜLÜ: Bu modülde veri aktarımı görüldü. 26032502268 TC Fatma Nur ERDOĞAN 26.10.2008 öğrenci raporu olduğu görüldü. Adli rapor SSK iş görmezlik form1 - form2 olmadığı görüldü. 22744602906 Nursel BAŞ 23.10.2008 iş görmezlik verisi olmadığı görüldü. 4- POLİKİLİNİK/SERVİS RAPORLAMA: Bu modülde veri aktarımı görüldü. 5- HASTA YATIŞ, YATAN HASTA TAKİP VE HASTA ÇIKIŞ İŞLEMLERİ MODÜLÜ: Bu modülde veri aktarımı görüldü. Örnek kayıt olarak 621708 Mehmet AKDOĞAN acil yoğun bakımdan yatırıldığı, epikriz, acil ve diğer ilaç durumları, konsültasyon durumları, fatura durumları görüldü. 6- VEZNE MODÜLÜ: Bu modülde veri aktarımı görüldü. 367350 Mehmet KARA’nın ücretli hasta olduğu, 50,00TL ödendiği FN519484 makbuz no ile yatırıldığı görüldü. 7- ECZANE MODÜLÜ: Aktarılmış malzemelerdeki birimlerin mevcut verilerden farklı olduğu (pamukta kg değil adet geçtiği). Stok fazlası olarak diğer kurumlara çıkış yapılan malzeme kayıtlarının olmadığı, kurum bilgisi bulunmadığı görüldü. Örn. Atkaracalar Devlet Hastanesine 31.08.2008 fiş detayı görülmekte fakat cari kart nedeniyle görülmediği firmaca aktarıldı. Eczane modülünden giriş ve çıkışı yapılan malzemelerin MKYS karşılığının olmadığı görüldü. Bu modülün giriş fişlerinde firmaların görülmediği fakat firma girişinin manuel yapılmasından kaynaklandığı ve görülemediği tespit edildi. Örnek olarak 20 nolu fişe bakıldı 14.01.2009 tarihinde 4 kayıt olduğu, 1.542,24 TL tutarı olduğu görüldü.766 nolu fiş 06.11.2009 olduğu 707- doğrudan Temin olduğu görüldü. Bütçe türü DS olarak işlendiği görüldü. Hastaya çıkışlardan 10009921114 Çağla ÖZDEMİR’de yatışı görüldü. Servise çıkışlardan Acil servise bakıldı 1441 fiş no ile listesi görülmekte 01.01.2009’da Örn Paranox 2 adet Alış fiyatları var olduğu görüldü. Servislerden Eczaneye Örn. Acil servis 26.10.2009’da 51 kayıt olduğu görüldü. Malzeme miad bilgilerinin olduğu görüldü. Örn. Asist 200 mg 2 giriş şeklinde kaydı olduğu görüldü. Farklı zamanlarda 100’er adet alındığı ve kaydı olduğu görüldü. Örn. Esme ÇELİK 28.10.2009 - 02.11.2009 - 07.11.2009 tarihlerinde 1’er adet çıkış yapıldığı örneklerine bakılmıştır. 8- LABORATUVAR MODÜLÜ: Biyokimya Labotaruvar sonuçlarına bakıldı. Aktarımı yapan firmanın kurulu olan/çalışan laboratuar cihazlarının hangi odada olduğu ve grupları belli olmadığından gruplanamadığı nedeniyle yapılamayacağı bildirildi. Bu haliyle veri aktarımı olmadığı görüldü. Örnek üzerinden bunların bulanabildiği görüldü. 9- RADYOLOJİ MODÜLÜ: Bu modülde veri aktarımı görüldü. 10- STOK TAKİP, SATIN ALMA VE DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ MODÜLÜ: Stok Takip, Satın Alma ve Demirbaş İşlemleri modülü önceki program döneminde kullanılmadığından veri aktarımı olmadığı görüldü. 11- DÖNER SERMAYE,FATURA VE FİNANSMAN İŞLEMLERİ MODÜLÜ: Bu modülde veri aktarımı görüldü. 367350 Mehmet KARA’nın ücretli hasta olduğu, 50,00TL ödendiği FN519484 makbuz no ile yatırıldığı görüldü. Kurumlara fatura edilen tablonun yanlış aktarıldığı (hasta isimleri tutmadığı tutar ve fiş numarasının doğru olduğu) Örnek Kızılırmak Çok Programlı Lisesi (Öğrencileri) bakıldı. Medula V2-V3 verilerinin ayrı değil fatura bölümüne doğrudan aktarıldığı, Medula verisi olarak ayrıca kayıt olmadığı görüldü. 12- PERSONEL İŞLEMLERİ MODÜLÜ: Kurumda çalışmış ve çalışmakta olan doktorların geçmiş işlem puanlarının aktarımının olmadığı görüldü. Personelin yıllık izin, sevk, rapor kullanım durumları ayrıntılı görülmekte fakat hakediş aktarmalarının olmadığı görüldü. Personel Turgut AY (rapor ve sevk için bakıldı) ve Ali KILIÇ-1 (yıllık izin için bakıldı) adlı kişilere örnek olarak bakıldı. Maaş olarak Uzm. Dr. Fatih Esad TOPAL ve Hastane Müd. Yrd. Selma GÜRSÜN'ün kayıtlarına örnek olarak bakıldı. Maaş ve ek ödemelerinin aktarıldığı görüldü. Yıl boyu kişilerin aylara göre listeleri olduğu görüldü. Emekli kesenek miktarlarına bakıldı. Ocak ve Kasım ayları kayıtlarına bakıldığında aktarılan miktarların gerçek miktarla aynı olduğu tespit edildi. 13- BİLGİ YÖNETİM, İSTATİSTİK VE RAPORLAMA İŞLEMLERİ MODÜLÜ: Bu modülde veri aktarımı görüldü. 14- AMELİYATHANE MODÜLÜ: Yeni firma ile önceki firmanın çalışma istemi ve form anlayış yapıları farklı olduğundan ameliyat randevusu kayıtlarının aktarılmadığı görüldü. 15- HEMODİYALİZ MODÜLÜ: 10808009654 TC’li Ayşe ERGÜN isimli hasta örnek olarak bakıldı. 6 adet yapılmış seansı görüldü. 16- SAĞLIK KURULU MODÜLÜ: Bu modülde veri aktarımı görüldü. 17- DOSYA VE ARŞİV MODÜLÜ: Arşiv modülünde arşiv numaralarının veri aktarılan firma kayıtlarında her gelişinde aynı numaranın yanında 1,2,3 vb. numara tutulduğu aktarılan verilerde bunların tek arşiv numarası kaydında olduğu görüldü. Güldane KURU (10358021856 TC) 22907-1 / 18907-2 olduğu örnek kayıt olarak bakıldı. 18- KAN MERKEZİ MODÜLÜ: Kan merkezi modülü verilerin aktarıldığı ve hasta bazında kontrolünün yapılabildiği görüldü. 14158903326 TC Osman YURTLU’nun kayıtlarına örnek olarak bakıldı. Kan taleplerinde detay tablosunun olmadığı görüldü. 01.08.-30.08/2009 tarihleri arasında 113 hasta verisi olduğu tespit edildi. 19- DİYET MODÜLÜ: Diyet modülü önceki program döneminde kullanılmadığından veri aktarımı olmadığı görüldü. 20- CİHAZ TAKİP MODÜLÜ: Cihaz Takip Modülü önceki program döneminde kullanılmadığından veri aktarımı olmadığı görüldü. 21- TEKNİK SERVİS MODÜLÜ: Teknik Servis Modülü önceki program döneminde kullanılmadığından veri aktarımı olmadığı görüldü. 22- SATIN ALMA MODÜLÜ: Satın Alma Modülü önceki program döneminde kullanılmadığından veri aktarımı olmadığı görüldü. 23- TOPLAM KALİTE MODÜLÜ: Toplam Kalite Modülü önceki program döneminde kullanılmadığından veri aktarımı olmadığı görüldü. 24- Aranan hasta tanımlarında 165 kayıt olduğu görüldü ancak mevcut kayıtların TC kimlik no ve karne no eksiklikleri nedeniyle yeni aktarımında tam aktarılamayacağı görüldü. 25- EVRAK TAKİP MODÜLÜ: Bu modülde aynı gün saat:15:00’da veri aktarıldığı ve ilgili personelce görüldüğü tespit edildi. 26- ORGAN BAĞIŞI: Organ bağışında 4 kayıt olduğu görüldü. Örnek olarak Nurgül ASLAN’ın tüm organları bağışladığı görüldü. Buna ilişkin form yapısının olmadığı liste halinde görülebildiği tespit edildi. 27- ÖLÜM BİLDİRİMİ: Ex diye tanımlı ayrı bir form şeklinde olmadığı görüldü. 28- RANDEVU SİSTEMİ: Bununla ilgili bilgilerin aktarılmadığı görüldü. Yukarıda 28 madde olarak düzenlenen açıklamalar üzerinden değerlendirme, görülen sonuçlar maddeler halinde belirtilmiştir. Bu işlemin ardından da 24.11.2009 - 25.11.2009 tarihlerinde tüm modüllerle ilgili personellerin katılımıyla program modülleri üzerinden değerlendirme ve veri görülmesi aşamasına geçilerek Vezne Modülü, Bilgi Yönetim, İstatistik ve Raporlama İşlemleri Modülü, Kan Merkezi-Laboratuvar Modülü, Eczane Modülü, Evrak Takip Modülü, Sağlık Kurulu Modülü, Döner Sermaye ve Muhasebe işlemleri, Faturalama, Personel İşlemleri, Bordro ve (varsa) S.S.K İşlemleri, Hemodiyaliz Modülü, Dosya ve Arşiv modülü ayrı ayrı birim bazında yapılmıştır. Danışma Modülü, Hasta Kayıt/Kabul Modülü, Poliklinik Modülü, Poliklinik/Servis Raporlama, Hasta Yatış,Yatan Hasta Takip ve Hasta Çıkış İşlemleri Modülü, Radyoloji Modülü, Stok Takip Satın Alma ve Demirbaş İşlemleri Modülü, Kullanıcı Bilgileri Girişi, Kurum Genel Bilgi Girişi, Kod Bilgi Girişi, Sistem Bilgisi Düzenleme, Hemşire Gözlem ve Girişim Modülü, Ameliyathane Modülü, Diyet Modülü, Cihaz Takip Modülü, Satın Alma Modülü, Toplam Kalite Modülü, Doğumhane Modülü tek evrak üzerinden değerlendirilerek katılan sorumlu kişilerden modüllerle ilgili yazılı imzalı görüş bildirimi alınarak bu tutanağın ekinde Satın Alma Komisyonunca değerlendirilmesi için 04.12.2009 tarihinde rapor halinde Komisyon Raporu ekinde sunulmuştur. Sonuç olarak yukarıda açıklamalarda belirtilen modüllerdeki maddeler ve ekte modül kullanım sorumluları tarafından onaylanan görüşlerde dikkate alınarak teknik şartnameye bu haliyle uygunluğu Komisyonumuzca tespit edilmiştir.” şeklinde rapor tutmuştur. Her ne kadar tutulan raporda bazı eksikliklerin olduğu ifade edilmişse de bu eksikliklerin sonradan giderilebilecek ve idarenin ihtiyaçlarının karşılanmasını engelleyecek nitelikte olmadığı anlaşılmış olup, ihale dökümanında yazılımın teknik şartnameye uygun olup olmadığının denetiminin nasıl yapılacağına ilişkin olarak herhangi bir düzenleme yapılmadığı için ihale komisyonu bu değerlendirmeyi muayene ve kabul aşamasında yapabilecek olsa da daha sonra idarece teknik şartnamenin 1.10.7 maddesindeki düzenleme gereğince yeniden yapılan değerlendirmede ihale üzerinde kalan isteklinin yazılımının teknik şartnameyi karşıladığı görülmüş ve bu husus tutanak altına alınmıştır. İdarenin yaptığı ikinci değerlendirmede yazılımın teknik şartnameye uygun olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin birinci iddiası yerinde bulunmamıştır. 2) Başvuru sahibinin ikinci iddiasına ilişkin olarak: İdari şartnamenin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31 inci maddesinde; “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. 31.2. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. 31.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin, ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibariyle katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir. 31.4. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. 31.5. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemesine, Anılan şartnamenin “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35 inci maddesinde; “35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif edilen fiyatların en düşük olanıdır. 35.2. Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin birden fazla istekli tarafından verilmiş olması halinde; istekliler tarafından sunulan iş deneyimini gösteren belgeler değerlendirilerek, tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim tutarı daha fazla olan isteklinin teklifi ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenir. İş ortaklıklarında pilot ortağın hisse oranına bakılmaksızın tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim tutarı, konsorsiyumların teklif vermesine izin verilmesi halinde ise konsorsiyumun koordinatör ortağının tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim tutarı esas alınacaktır.” düzenlemesine yer verilmiştir. İdari şartnamenin 35 inci maddesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, teklif edilen fiyatların en düşük olanı olduğu düzenlenmiş fakat idari ve teknik şartnamede teklif edilen yazılımın, teknik şartnamede düzenlenen teknik kriterlere uygunluğunun değerlendirilmesi için demonstrasyon yapılacağına ilişkin olarak bir düzenleme yapılmadığı gibi ihale konusu yazılıma ilişkin herhangi bir katalog, kullanma kılavuzu ve numune istenmemiş olup, teknik şartnamede düzenlenen teknik kriterlere uygunluk değerlendirmesinin nasıl yapılacağına ilişkin olarak herhangi bir düzenleme yapılmadığı anlaşılmıştır. İdari ve teknik şartnamede teknik kriterlere uygunluğun değerlendirmesinin nasıl yapılacağına ilişkin olarak herhangi bir düzenleme yapılmadığı için teklif edilen yazılımın, teknik şartnamede düzenlenen teknik kriterlere uygunluğunun değerlendirilmesi muayene ve kabul aşamasında yapılabilecek olup, ihale komisyonunun teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapma imkanı bulunmamaktadır. Durum böyle olmakla birlikte idarece teknik şartnamenin 1.10.7 maddesindeki düzenleme gereğince yeniden yapılan değerlendirmede ihale üzerinde kalan isteklinin yazılımının teknik şartnameyi karşıladığı görülmüş ve bu husus tutanak altına alınmıştır. Bu nedenle başvuru sahibinin ikinci iddiası yerinde bulunmamıştır. Açıklanan nedenlerle; 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine, Oyçokluğu ile karar verildi. | ||
| Karşı Oy: | ||
| İncelemeye konu ihalede; 4734 sayılı Kanunun 6. maddesinin 1. fıkrasında; “ihale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.” hükmüne, Anılan maddenin gerekçesinde; "Mevcut uygulamada isteklilerin teknik yeterliklerinin ihale komisyonu dışında başka bir komisyon tarafından değerlendirilmesi halinde, teknik değerlendirme ile aynı anda fiyat karşılaştırması yapılamamaktadır. Bu nedenle, ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın bütün değerlendirmelerin ihale komisyonu tarafından yapılmasının sağlanması için, ihale komisyonlarında 2 üyenin ihale konu işin uzmanı olması şartıyla bu komisyonların en az beş kişiden oluşması öngörülmüştür. İhale konusu işin uzmanı niteliğinde personelin ihaleyi yapan idarede bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamında yer alan diğer kurum ve kuruluşların bu nitelikte personel sağlanabilmesi mümkündür.” açıklamasına yer verilmiştir. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 19. maddesinde; “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur. (2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir. (3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir. (4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.” hükmü mevcuttur. İncelenen ihalede, ihale komisyonu dışında “veri aktarım komisyonu” adı altında komisyon kurulduğu ve teklif edilen yazılımın teknik şartnameye uygunluk denetiminin bu komisyon tarafından yapıldığı, veri aktarım komisyonu üyelerinden yalnızca bir kişinin aynı zamanda komisyon üyesi olduğu, 4734 sayılı Yasa’nın 6. maddesi ile anılan Yönetmeliğin 19. maddesi uyarınca, ihale konusu işin uzmanlarının ihale komisyonunda yer alması ve tekliflerin de komisyon tarafından değerlendirilmesi gerektiğinden, anılan Kanun ve Yönetmelik hükümlerine aykırı olarak oluşturulmuş komisyon tarafından söz konusu ihalenin sonuçlandırılmasının mümkün olmadığı sonucuna varılmıştır. Bu itibarla, ihalenin iptal edilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenle; incelemeye konu ihalede, “ihalenin iptaline” karar verilmesi gerektiği yönündeki düşüncemizle, “itirazen şikâyet başvurusunun reddine” ilişkin karara katılmıyoruz. AliKemalAKKOÇ AbdullahDÜNDAR Erkan DEMİRTAŞ Kurul Üyesi Kurul Üyesi Kurul Üyesi | ||
